Mensaje de bienvenida

Este blog quiero tratar todo lo relacionado con el mundo de las oficinas. Diseño, mercado, nuevos proyectos, eficiencia, mobiliario..


lunes, 22 de octubre de 2012

CALCULADORA DE ESPACIO DE OFICINAS


Hemos desarrollado una herramienta para ayudar a las empresas a determinar la cantidad de espacio que requiere su empresa en función de sus necesidades. Esta herramienta es muy sencilla y fácil de utilizar. Toda empresa debería realizar este ejercicio a la hora de planificar su cambio de oficina. Conocer la superficie necesaria pasa indudablemente por el análisis de las necesidades internas de espacio.

 

La calculadora de espacios calcula la superficie en base a los distintos tipos de espacios necesarios; zonas de trabajo o zonas comunes. Todos estos espacios son clasificados por su tipología; despachos cerrados, cubículos, puestos en “open space”, salas de reunión y otras zonas de uso general como recepción, almacenes, salas técnicas, office y otros. Cada tipología ofrece varias opciones de tamaño y número de unidades. Simplemente hay que introducir el dato en la casilla correspondiente.


FIGURE 1 by AITEK 2012

Incluso te da una visión en 3D para una mejor visualización de cada tipología de espacio.
 
 

FIGURE 2 by AITEK 2012

Una vez rellanados todos los campos la herramienta automáticamente calcula  la superficie necesaria.
A esta superficie deberemos añadirle un 15% aproximadamente, de superficie de circulación, para obtener la superficie útil total necesaria.
 


FIGURE 3 by AITEK 2012

 


Para acabar de completar el ejercicio y para una mejor comprensión del espacio necesaria esta herramienta te ofrece una planificación tipo sobre el espacio necesario.
 
 
FIGURE 4 by AITEK 2012

http://www.aitekgestion.com/calc/calculador.php


 
 

viernes, 30 de marzo de 2012

4 CLAVES PARA GESTIONAR UN CAMBIO DE OFICINAS CON EXITO

Toda empresa que se enfrenta a un cambio de oficina, sea cual sea el motivo, interno o externo, tiene ante sí una gran oportunidad y reto. Tiene la oportunidad de optimizar sus recursos inmobiliarios y el reto de conseguir una oficina que transmita todos los valores de la compañía.
 
El éxito del cambio o el proceso que recomendamos es el siguiente:

1.-  Análisis de las necesidades internas
2.-  Estudio de Mercado
3.-  Negociación del Contrato
4.-  Proyecto de Implantación
 
1.- ANALISIS DE LAS NECESIDADES INTERNAS

El análisis de las necesidades internas consiste en un estudio detallado de:
Ubicación y representatividad del  inmueble
Análisis de la operativa de la empresa, necesidades de representación y
de espacio de trabajo (work space)
Ubicación y representatividad del inmueble
Evaluación de las necesidad de: transporte público, parking, servicios de la zona.
Análisis del organigrama de la compañía y necesidades de espacio e interrelación
interna y con terceros
Número de puestos directivos y staff por departamentos.
Necesidad de despachos y tipología, zonas comunes, zonas cliente y terceros, 
archivo y almacenes

2.- ANALISIS ALTERNATIVAS DE REUBICACIÓN

El análisis de las alternativas de reubicación consiste en un estudio detallado de:
Establecimiento de criterios de selección
Estudio del mercado de oficinas disponibles
Selección de inmuebles finalistas
Análisis legal, técnica y urbanística de alternativas finalistas
 
3.- NEGOCIACIÓN CONDICIONES DE ALQUILER
 
La negociación de las condiciones de alquiler, tiene como factores principales:
 
Condiones económicas de renta
Condiones económicas de gastos
Aportaciones de la propiedad
Periodos de carencia
Duración contractual y obligados cumplimientos
 
 
4.- PROYECTO DE IMPLANTACIÓN
 
El proyecto de implantación consiste en lo siguiente:
 
+ Elaboración del Proyecto de Arqutiectura
+ Elaboración del Proyecto de Ingeniería
Gestión de las licencias de actividad y obras
Gestión de la Obra
+ Gestión de la compra de nuevo mobiliario
+ Gestión del traslado
 
 
 
 
 

miércoles, 8 de febrero de 2012

ENCUENTRA LAS 7 DIFERENCIAS



FLEXIBILIDAD:  Un espacio de trabajo flexible conecta a la gente, promueve la colaboración y es responsable.

COLABORACIÓN :  La oficina se convierte en un lugar para reunirse y comunicarse.

DENSIDAD:  La densidad ya no sólo se mide por metros cuadrados ocupados  por persona, ahora hay que añadir áreas de soporte.

OPTIMIZACIÓN:  Toda organización tiene su propio código (ADN), por lo que el espacio tiene que cumplir sus necesidades específicas.

EFICIENCIA:  Hay que añadir valor con imaginación, el espacio de trabajo debe motivar, debe interactuar, debe favorecer la creatividad y la imaginación.

EFECTIVIDAD:  El espacio de trabajo debe apoyar la gestión del conocimiento, el aprendizaje y modos de socialización.

VALORES CORPORATIVOS:  Todas estas mejoras favorecen el compromiso y la satisfacción en el trabajo de los empleados.

lunes, 7 de noviembre de 2011

FLEXIBLE WORKING

Flexible Working no significa trabajar en casa. Esta es la definición que la mayoría de las empresas creen que significa Flexible Working.

Flexible Working significa disponer de una variedad de espacios de trabajo individual o en grupo adaptados para cada una de las distintas necesidades/actividades de las personas y de las empresas; espacios abiertos / cerrados, espacios individuales / team áreas, espacios formales / informales, espacios de trabajo / descanso, espacios de comunicación / concentración, espacios de aprendizaje / inspiración, etc etc.
Flexible Working significa no disponer de un puesto de trabajo fijo. La oficina se convierte en lugar de reunión y comunicación.

Esto puede sonar utópico sobre todo si pensamos en el gran cambio cultural que esto supone. Pero en realidad cada empresa es única, todas tienen su propio Código, su código es único y específico, como el adn humano. No hay dos negocios iguales, ni tienen los mismos empleados, ni actúan de igual manera, ni afrontan los mismos retos. El Flexible Working crea unión, conecta a la gente, fomenta la colaboración y es responsable.
La fórmula que tantas veces hemos utilizado; número de personas multiplicado por metros cuadrados, añado despachos y salas de reunión de cristal se ha quedado obsoleta.

La nueva fórmula tiene que incorporar lugares de encuentro para los trabajadores y pensar que tiempo real están todos los puestos de trabajo ocupados.
En el Flexible Working se deben de eliminar las jerarquías. Hoy en día las nuevas tecnologías nos hacen a tod@s iguales. Por definición, el Flexible Working debe motivar a las personas a ir a la oficina y utilizar esta en función de su necesidad y no al revés.

Las nuevas generaciones, la denominada generación Y, jóvenes entre 20 y 30 años, tienen menos respeto por la autoridad, menos compromiso con las empresas y priorizan su vida personal antes que sus lugares de trabajo. Esto debe tomarse como una oportunidad de evolución para las organizaciones, los gustos compartidos definen vínculos e identidades y los nuevos valores son imagen, creación y presente que sustituyen a la razón, al trabajo y al futuro.

"O nos adaptamos, o morimos”

sábado, 11 de junio de 2011

EL USUARIO DEL EJE PRIME DE BARCELONA

¿Qué opinan las empresas del eje prime de oficinas de barcelona sobre sus espacios de trabajo?
Conocer la satisfacción de las empresas con respecto al espacio de trabajo que utiliza y la situación de este en el contexto actual de mercado ha sido la gran motivación de AITEK para realizar este estudio.

En AITEK consideramos el espacio de trabajo como una herramienta fundamental para el desarrollo del talento y como optimizarlo, con la máxima eficiencia y eficacia, es nuestro principal compromiso y responsabilidad.

Hemos realizado un estudio de las empresas ubicadas en el eje prime de barcelona, Paseo de Gracia y AV. Diagonal desde Paseo de Gracia hasta el Hotel Princesa Sofia.

- Hemos analizado aprox. 200.000 m2
- Equivalen a  aprox. 13.500 personas
- Nuestro interlocutor ha sido: facility manager, servicios generales
o similar
- Un Estudio realizado en 3 meses
- Hemos realizado visitas personalizadas, y mailing con
seguimiento individualizado.
Datos del Eje Prime de Barcelona:


Otros datos de interés:
  
Las principales conclusiones del estudio demuestran que la actual conyuntura no es ajena a nadie. La mayoría de las empreas opinan que podrían estar en otra zona, que la decisión que les motivó en su día estar aquí fue representatividad, pero que el coste actual no lo justifica.
Casi el 75% de los encuestados opinan que los edificios son sustancialmente mejorables. Pero lo que más echan de menos las empresas son los temas relacionados con las nuevas tecnologías y con las instalaciones en general.
Este dato está relacionado con otro de los resultados obtenidos. Sólo entre el 4% y el 12% (contando patrimoniales) de las empresas son propietarias de su oficina. Esto incide directamente sobre el estado de su “casa”. El inquilino consciente no va a asumir este coste, pero a los propietarios nos le va a quedar otro remedio que actualizarlos.
Pero donde si puede el usuario actuar  y no lo está haciendo es en su espacio de trabajo. El 70% de las empresas no tiene un manual de uso corporativo del espacio.
Si bien no disponen de este manual en cuanto a su uso si cumplen ciertos ratios en el % de uso de las salas de reunión o a la hora de ubicar los puestos con luz natural.
En AITEK creemos en que el espacio de trabajo debe ser considerado como una herramienta fundamental para el desarrollo del talento. Las empresas deben tener como principal compromiso y responsabilidad, optimizar el espacio con la máxima eficiencia y eficacia. El espacio corporativo es y debe utilizarse como herramienta de competitividad de primer orden. No es únicamente un “lugar” donde desarrollar una actividad profesional. El espacio corporativo es además el escenario en el que se generan los éxitos de una organización y un medio de comunicación a través del cual se difunden interna y externamente los valores de la organización.

En breve publicaremos el cuestionario resultado de las encuestas.

domingo, 13 de marzo de 2011

"MERCADO DE OFICINAS DE BARCELONA"

La ciudad se divide en ejes o zonas, donde los precios y las características de los edificios varia. Tenemos la Zona Prime o eje principal de oficinas, Zona Centro Urbano o ejes secundarios al prime, Zona Descentralizada (22@, Av. Tarraagona o el puerto) y la Zona OUT (San Cugat, Plaza Europa, Cornella, Mas Blau principalmente).



Rentas Medias marzo de 2011.



Los estudios de mercado se basan principalmente en:
- Absorción: Metros 2 contratados por distintas empresas.
- Sotck: Metros 2 de oficinas disponibles en el mercado.
- Nueva oferta: Metros 2 de nuevos proyectos construidos.
- Rentas y rentabilidades

A continuación os muestro unas tablas resumen de los ultimos años.








jueves, 24 de febrero de 2011

"EVOLUCIÓN DE LA OFICINA"



La palabra oficina proviene del latín officium. Su significado no es necesariamente un lugar, sino la noción abstracta de una posición formal. Es decir, ya en Roma, la primera sociedad que desarrolló una burocracia, obligó a ejercer roles. Estos roles se realizaban a menudo en un palacio o un templo grande, donde había generalmente un cuarto donde los pergaminos eran guardados y los escribas realizaban su trabajo.

Los textos antiguos que mencionan el trabajo de los escribanos hacen referencia a la existencia de tales "oficinas". Estos cuartos eran a menudo llamados bibliotecas por algunos  y la prensa en general porque se asocia los pergaminos a literatura. De hecho eran verdaderas oficinas puesto que los pergaminos fueron utilizados para registrar expedientes y otras funciones administrativas tales como tratados y decretos.

La oficina, como la conocemos en la actualidad, existe hace poco más de cien años. Se puede decir que el edificio que Frank Lloyd Wright proyectó en 1903, Larkin Administration Building (Buffalo-Nueva York),  fue el primer edifico moderno de oficinas. Tenía todos los principios básicos de las oficinas actuales: plantas diáfanas, puls de trabajo en equipo, identidad corporativa para aumentar la productividad, instalaciones de acondicionamiento con sistemas centralizados, etc etc



La oficina actual poco ha cambiado en esencia. La gran revolución llegó de la mano de las tecnologías.
La aparición del ordenador obligó a la primera adaptación: desde el procesamiento, uso y comunicación de la información, hasta la organización física de las oficinas. Además exigía que las personas estuvieran ancladas a su puesto de trabajo.
La arquitectura de interiores de los edificios tuvo que afrontar el desafío de adaptarse a una mayor demanda de energía y a un mayor volumen de infraestructuras de cableado. 
Pero lo que realmente ha revolucionado la oficina han sido las nuevas tecnologías móviles. La movilidad implica que el trabajo no tiene por qué llevarse a cabo necesariamente en la oficina. La línea de separación entre la oficina y otros espacios públicos se ha visto no sólo superada, sino que más bien ha desaparecido.


El uso creciente de estas tecnologías coincidió con ciertas tendencias sociológicas y económicas y las alimentó por una mayor libertad de los trabajadores a la hora de organizar su trabajo.
Cada día somos más conscientes del papel que desempeña la oficina: como fuente de identidad corporativa, como lugar de reunión o intercambio de ideas y experiencias y como lugar estructurante de la jornada laboral.
Antiguamente se aplicaba un modelo matemático: de cuánto espacio útil disponía el inmueble, dividido por el número de personas que tenían que ocuparlo y multiplicado por el factor de estatus jerárquico del personal.

Pero ya Le Corbusier empezó a definir la nueva oficina como una cuestión de organización como de empleo del espacio.


Dado que las personas pueden moverse libremente y el trabajo en equipo cada vez tiene mayor trascendencia, los espacios comunes pasan a ganar más peso que los individuales.
El papel social de la oficina se ve reflejado también en una nueva estética que hace un uso más intensivo de formas, colores y materiales que estaba anteriormente reservado a otros ámbitos.


Asimismo, se está produciendo una reducción del tamaño de los espacios de trabajo individual. Algunos pocos trabajadores, aquellos que tienen funciones clave, todavía necesitan superficies de trabajo amplias, aunque esto es más bien una reliquia cultural.

Las repercusiones han sido significativas: se ha producido un ahorro del orden 20 por ciento de la superficie neta empleada y de un 25 por ciento por puesto de trabajo. En resumen: ahora se puede meter a más personas en el mismo espacio y no necesariamente todo el mundo tiene un puesto asignado.

La densidad de las oficinas está creciendo pero quizás pasa por alto un elemento menos variable del trabajo, el ser humano. Puede demostrarse contraproducente obrar de este modo si pasamos por alto cómo reacciona el individuo ante su entorno y las personas que le rodean. Las personas son increíblemente sensibles a la presión que se ejerce sobre su espacio personal. A veces son tan sensibles, que pueden precisar al milímetro en qué punto se ha sobrepasado el límite a partir del cual se sienten agredidos.

Vivimos una época muy interesante y la gran ventaja de esta nueva libertad en la concepción de nuestras oficinas reside en que permite a las empresas responder mejor a los crecientes y complejos desafíos que afrontan ellas mismas, sus trabajadores y las tecnologías que emplean. Estos desafíos son los que han posibilitado el progreso del trabajo en la oficina. Ya no solo trabajamos en la oficina, vivimos en ella.

Concluiremos diciendo que la oficina es una herramienta de competitividad de primer orden. No es únicamente un “lugar” donde desarrollar una actividad profesional. La oficina o espacio corporativo es además el escenario en el que se generan los éxitos de una organización, y un medio de comunicación a través del cual se difunden interna y externamente los valores de la organización.

Hechos significativos que han hecho evolucionar la oficina:

1850-1900

- Aparición del facsimil para la transmisión de imágenes (1843)
- Desarrollo del telégrafo Morse (1844)
- Primera silla giratoria (1853)
- Invención de la Máquina de escribir (1870)
- Desarrollo del teclado QWERTY (1873)
- Invención del teléfono (1876)
- Primera luz eléctrica (1880)
- Primer teléfono (1889)
- Invención de la radio (1890)

1900-1950
- Invención del clip (1900)
- Primer edificio moderno de oficinas; Larkin Building (1904)
- Primer rascacielos (1908)
- Primera agenda personal (1910)
- Primera grapadora (1914)
- Primeros cuadernos de espiral (1924)
- Primeros flexos y lámparas (1933-35)
- Primer bolígrafo (1938)
- Invención de la fotocopiadora (1938)
- Primeras tarjetas de crédito
- Primer Ordenador Comercial (1951)
- Invención del papel continuo (1956)

1950-2000
- Primer teléfono de teclas (1963)
- Primer rotulador (1963)
- Primer programa de mobiliario con tablas prensadas (1965)
- Diskette (1970)
- Calculadora (1971)
- Teléfono móvil (1975)
- Constitución Microsoft (1977)
- Sistema operativo DOS (1981)
- Invención del post-it (1981)
- Invención del CD (1982)
- WINDOWS (1985)
- GSM para telefonía móvil (1987)
- Primer video teléfono (1991)
- Primeros conceptos de ergonomía en la oficina (1992)
- Desarrollo de Bluetooth (1999)
- Desarrollo de protocolo de red inalámbrico (2000)