La palabra oficina proviene del latín officium. Su significado no es necesariamente un lugar, sino la noción abstracta de una posición formal. Es decir, ya en Roma, la primera sociedad que desarrolló una burocracia, obligó a ejercer roles. Estos roles se realizaban a menudo en un palacio o un templo grande, donde había generalmente un cuarto donde los pergaminos eran guardados y los escribas realizaban su trabajo.
Los textos antiguos que mencionan el trabajo de los escribanos hacen referencia a la existencia de tales "oficinas". Estos cuartos eran a menudo llamados bibliotecas por algunos y la prensa en general porque se asocia los pergaminos a literatura. De hecho eran verdaderas oficinas puesto que los pergaminos fueron utilizados para registrar expedientes y otras funciones administrativas tales como tratados y decretos.
La oficina, como la conocemos en la actualidad, existe hace poco más de cien años. Se puede decir que el edificio que Frank Lloyd Wright proyectó en 1903, Larkin Administration Building (Buffalo-Nueva York), fue el primer edifico moderno de oficinas. Tenía todos los principios básicos de las oficinas actuales: plantas diáfanas, puls de trabajo en equipo, identidad corporativa para aumentar la productividad, instalaciones de acondicionamiento con sistemas centralizados, etc etc
La oficina actual poco ha cambiado en esencia. La gran revolución llegó de la mano de las tecnologías.
La aparición del ordenador obligó a la primera adaptación: desde el procesamiento, uso y comunicación de la información, hasta la organización física de las oficinas. Además exigía que las personas estuvieran ancladas a su puesto de trabajo.
La arquitectura de interiores de los edificios tuvo que afrontar el desafío de adaptarse a una mayor demanda de energía y a un mayor volumen de infraestructuras de cableado.
Pero lo que realmente ha revolucionado la oficina han sido las nuevas tecnologías móviles. La movilidad implica que el trabajo no tiene por qué llevarse a cabo necesariamente en la oficina. La línea de separación entre la oficina y otros espacios públicos se ha visto no sólo superada, sino que más bien ha desaparecido.
El uso creciente de estas tecnologías coincidió con ciertas tendencias sociológicas y económicas y las alimentó por una mayor libertad de los trabajadores a la hora de organizar su trabajo.
Cada día somos más conscientes del papel que desempeña la oficina: como fuente de identidad corporativa, como lugar de reunión o intercambio de ideas y experiencias y como lugar estructurante de la jornada laboral.
Antiguamente se aplicaba un modelo matemático: de cuánto espacio útil disponía el inmueble, dividido por el número de personas que tenían que ocuparlo y multiplicado por el factor de estatus jerárquico del personal.
Pero ya Le Corbusier empezó a definir la nueva oficina como una cuestión de organización como de empleo del espacio.
Dado que las personas pueden moverse libremente y el trabajo en equipo cada vez tiene mayor trascendencia, los espacios comunes pasan a ganar más peso que los individuales.
El papel social de la oficina se ve reflejado también en una nueva estética que hace un uso más intensivo de formas, colores y materiales que estaba anteriormente reservado a otros ámbitos.
Asimismo, se está produciendo una reducción del tamaño de los espacios de trabajo individual. Algunos pocos trabajadores, aquellos que tienen funciones clave, todavía necesitan superficies de trabajo amplias, aunque esto es más bien una reliquia cultural.
Las repercusiones han sido significativas: se ha producido un ahorro del orden 20 por ciento de la superficie neta empleada y de un 25 por ciento por puesto de trabajo. En resumen: ahora se puede meter a más personas en el mismo espacio y no necesariamente todo el mundo tiene un puesto asignado.
La densidad de las oficinas está creciendo pero quizás pasa por alto un elemento menos variable del trabajo, el ser humano. Puede demostrarse contraproducente obrar de este modo si pasamos por alto cómo reacciona el individuo ante su entorno y las personas que le rodean. Las personas son increíblemente sensibles a la presión que se ejerce sobre su espacio personal. A veces son tan sensibles, que pueden precisar al milímetro en qué punto se ha sobrepasado el límite a partir del cual se sienten agredidos.
Vivimos una época muy interesante y la gran ventaja de esta nueva libertad en la concepción de nuestras oficinas reside en que permite a las empresas responder mejor a los crecientes y complejos desafíos que afrontan ellas mismas, sus trabajadores y las tecnologías que emplean. Estos desafíos son los que han posibilitado el progreso del trabajo en la oficina. Ya no solo trabajamos en la oficina, vivimos en ella.
Concluiremos diciendo que la oficina es una herramienta de competitividad de primer orden. No es únicamente un “lugar” donde desarrollar una actividad profesional. La oficina o espacio corporativo es además el escenario en el que se generan los éxitos de una organización, y un medio de comunicación a través del cual se difunden interna y externamente los valores de la organización.
Hechos significativos que han hecho evolucionar la oficina:
1850-1900
- Aparición del facsimil para la transmisión de imágenes (1843)
- Desarrollo del telégrafo Morse (1844)
- Primera silla giratoria (1853)
- Invención de la Máquina de escribir (1870)
- Desarrollo del teclado QWERTY (1873)
- Invención del teléfono (1876)
- Primera luz eléctrica (1880)
- Primer teléfono (1889)
- Invención de la radio (1890)
1900-1950
- Invención del clip (1900)
- Primer edificio moderno de oficinas; Larkin Building (1904)
- Primer rascacielos (1908)
- Primera agenda personal (1910)
- Primera grapadora (1914)
- Primeros cuadernos de espiral (1924)
- Primeros flexos y lámparas (1933-35)
- Primer bolígrafo (1938)
- Invención de la fotocopiadora (1938)
- Primeras tarjetas de crédito
- Primer Ordenador Comercial (1951)
- Invención del papel continuo (1956)
1950-2000
- Primer teléfono de teclas (1963)
- Primer rotulador (1963)
- Primer programa de mobiliario con tablas prensadas (1965)
- Diskette (1970)
- Calculadora (1971)
- Teléfono móvil (1975)
- Constitución Microsoft (1977)
- Sistema operativo DOS (1981)
- Invención del post-it (1981)
- Invención del CD (1982)
- WINDOWS (1985)
- GSM para telefonía móvil (1987)
- Primer video teléfono (1991)
- Primeros conceptos de ergonomía en la oficina (1992)
- Desarrollo de Bluetooth (1999)
- Desarrollo de protocolo de red inalámbrico (2000)
